yo

Gantt NO es el Plan de Dirección del Proyecto

Mapa no es Territorio

Confundir el Diagrama de Gantt con el Plan de Dirección del Proyecto, nos llevará a error el resto de las fases, ya que es generado en la de Planificación.

En la gestión de proyectos, el cronograma es la relación de las actividades, sus entregables, fechas de inicio y fin previstas, e hitos, para un proyecto.
El cronograma es generado durante la fase de planificación del proyecto, y el Diagrama de Gantt, es tan solo uno de los modos de ver la información del cronograma, al final del proceso de generación del mismo.

Su resultado final dependerá de la programación obtenida, según los métodos de planificación, herramientas utilizadas, que condicionaran los anteriores, mas los datos del proyecto como la duración, relaciones de dependencia de las actividades, y restricciones o los recursos asignados, entre otros.

Ciclo de Vida del Proyecto Cronograma

Ciclo de Vida del Proyecto Cronograma

Para el desarrollo del cronograma seguiremos cuatro fases:

  1. Selección de Metodos de Planificación y Análisis del Cronograma

En base al PDM (Precedence Diagram Method), Metodo del Diagrama de Precedencias, podremos realizar el análisis del cronograma mediante métodos como el CPM (Critical Path Method), Método de la Ruta Critica, o CCM (Critical Chain Method), Metodo de la Cadena Crítica, que nos ayudaran a determinar la duración del proyecto, asi como las tareas que debemos asegurar que se realicen prioritariamente, para el éxito del proyecto.
Otras técnicas o métodos pueden ser la PERT, (Project Evaluation and Review Techniques) o el Análisis de Monte Carlo.

  1. Elección de la Herramienta de Planificación

La elección de una herramienta de software determinada, podrá variar el uso o disposición de algunos de los mencionados anteriormente, pudiendo diferir su implementación.

  1. Obtención del Modelo de Cronograma Base

Como resultado de las dos fases anteriores, podremos obtener un modelo base de cronograma, que unido a los datos particulares del proyecto (actividades, entregables, secuencia, duración, fechas, recursos ) nos generará el cronograma, del cual podremos obtener diferentes representaciones en función del “filtro” que apliquemos para generar un informe útil.

Gantt Desarrollo del Cronograma del Proyecto

Desarrollo del Cronograma del Proyecto

  1. Modelos de Representación del Cronograma

Se puede organizar con forma de listas o tablas, pero para facilitar su lectura, también  puede representarse de forma gráfica, mediante diagramas de Gantt, Hitos o Red.

  • Diagrama de Barras (Gantt)
    Se representa la información en dos ejes.
    En el eje vertical, los nombres de las actividades.
    En el eje horizontal, se muestran su duración, en forma de barra horizontal, con longitud en función de la duración de la fecha de inicio y fin de la actividad.
    La descripción de las actividades sigue la representación, con el sistema del formato desglosado de la EDT / WBS .

Es útil para: los informes de progreso y seguimiento del proyecto, a menudo es confundido con el Plan de Dirección del Proyecto.
Un diagrama de barras NO es el Plan de Dirección del Proyecto.

  • Diagrama de Hitos
    Similar al anterior, pero solo se muestran, mediante marcas (♦), las fechas, inicial y final, de los entregables principales o requeridos, según el tipo de proyecto.

Es un diagrama útil para: los Informes de Gestión del proyecto.

  • Diagrama de Red
    Representa mediante cajas y flechas, la relación lógica y secuencial entre actividades del proyecto. Se pueden mostrar con la fecha de la duración de la actividad y con un color diferenciado, si forman parte de la ruta crítica del proyecto.

Es un útil para: comprobar las dependencias entre actividades, que podrán verse en la misma línea.

Stakeholders, la gestión de marca y proyectos

estrategia de marca proyecto stakeholders

El mundo está cambiando, ser los mejores desarrollando y gestionando proyectos, no es suficiente, gestionar nuestra marca de proyecto, nos hará únicos.

Llegado el momento, en el que una crisis se manifiesta, nos damos cuenta de que, lo que hasta ahora era rutina y nos servía automáticamente, ahora ya no da el mismo resultado, y nos obliga a cambiar el modo de hacer o pensar.

Lo que antiguamente eran profesiones o trabajos para toda la vida, han pasado a la historia, y los que considerábamos como “seguros”, como los de funcionario, también han visto revisadas sus condiciones de trabajo.

Formamos parte de un sistema de actividad, donde tenemos que actualizar nuestra mentalidad.
La transformación digital está acelerando la extinción de los trabajos nacidos desde la revolución industrial.

Independientemente del “pagador”, recibamos el dinero en nómina o en factura, a cualquier nivel, somos profesionales que prestamos servicios.

Durante el proceso nos relacionamos con actores, que en gestión de proyectos se denominan stakeholders.

La relación que mantengamos con ellos, y la imagen que tengan de nosotros, extrapolado a nuestra marca de proyecto, será estratégica.

Que es un stakeholder?

En la versión originaria de la palabra, un stakeholder era el depositario, de los importes individuales de los apostantes, y el que a su vez luego pagaba el bote al ganador.

Actualmente, en el marco de la gestión de proyectos, los stakeholders son todos los interesados o relacionados que participan directa o indirectamente en el desarrollo de un proyecto, con mayor o menor grado de influencia, ya sea positiva o negativa.

El promotor o sponsor del proyecto, realiza su apuesta, invierte un capital “de confianza” en los responsables de la gestión del proyecto, y lo querrá recuperar con el resultado producido.

Otros interesados pueden ser, accionistas, miembros del proyecto, usuarios, proveedores, administraciones públicas, etc…

A nivel personal, tenemos nuestros propios stakeholders, como pueden ser nuestras parejas, padres, familia, amigos o vecinos. Personas de las cuales recibimos o tenemos influencias, en situaciones o actividades y resultados.

El Plan de Dirección de Proyecto, compone junto a otros documentos, la infraestructura de gestión de nuestros proyectos.

El Plan de Gestión de Marca, definirá las estrategias con las que dejaremos nuestro sello distintivo en la dirección de proyectos.

Para que nuestras estrategias de gestión de proyectos y marca, no sean flor de un día, es necesario posicionarnos.
Partiendo del punto actual, de cómo nos perciben, para llegar al destino de la visión de marca de proyecto que queremos tener.

Que es posicionarnos?

imagen proyecto stakeholder
Será un trabajo de mejora continua, con el que iremos aprendiendo y madurando, según vayamos añadiendo proyectos a nuestra cartera.

Inicialmente, puede servirnos trabajar para quedar al mismo nivel que la competencia, o incluso ser mejores, pero nuestro objetivo es ser únicos.

Si el producto no genera beneficios, al cliente no le servirá.

Para que nuestro producto sea confiable, los proyectos han de ser homogéneos, en la calidad y resultados que entregamos.

Si hemos hecho bien el trabajo, tendremos que publicitarlo a los cuatro vientos.

Igual que sucede en un supermercado, la oferta de productos, es extensa y variada, diferenciándonos con nuestros proyectos, respecto a la competencia, sobresaldremos en nuestro sector.

Descubre el mapa de tu Proyecto

mapa proyecto

Crea tu mapa del Proyecto, aunque aún no conozcamos sus calles, para no perdernos usaremos nuestro propio “Google Maps”, el Plan de Dirección del Proyecto.

Tenemos proyecto nuevo en la Oficina, y nos lo han asignado! hay que ponerse manos a la obra. Hemos mantenido varias reuniones con el cliente, redactado el ACP con el formato estándar:

Acta de Constitución de Proyecto

  • Nombre del Proyecto y Descripción
  • Nombre del Director de Proyecto Responsable y Nivel de Autoridad
  • Descripción del Caso u Oportunidad de Negocio
  • Descripción del Producto a entregar
  • Requerimientos de Alto Nivel del Cliente
  • Presupuesto del Proyecto
  • Hitos Principales
  • Firma y Fecha del Patrocinador y del Director de Proyecto Responsable

El cliente ya ha firmado el acta, empezamos a redactar el Plan de Dirección del Proyecto (PDP).

Tenemos reuniones, identificamos a los interesados, el cliente empieza a “llamar”, se suceden los cambios, esto hay que sacarlo rápido, ufff,…y  ahora tengo que redactar el Plan del Proyecto?,…ya lo haré.

Los que programan, saben que la calidad de los algoritmos, y de su código es inversamente proporcional al tiempo y a las pruebas que le hayamos dedicado. Cuanto mas completo sea nuestro plan, mas fácil será el trayecto durante el mismo.

Que le va a suceder a este Director de Proyectos si no empieza a planificar?, ¿está comprando números para ser el ganador del dicho, “fail to plan is plan to fail”?, si no planeamos, es que estamos planificando el fracaso.

6 Palabras nos pueden ayudar

Tip 1:

Las primeras tres, pueden evitar, que cojamos el camino al desastre: planificar, planificar, planificar.

Podemos ser reactivos, según el cliente nos cambie los requerimientos, surjan los problemas del día a día y empecemos a improvisar, o proactivos en algo que depende solo de nosotros, como es redactar un buen PDP.

El PDP será un documento marco, donde describiremos la planificación del cronograma, costes y recursos asignados, comunicaciones, riesgos y calidad del proyecto y como lo gestionaremos.
Irá creciendo y madurando, según avance el ciclo de vida del proyecto, como el código de una nueva aplicación.

Será la visión que tendremos del proyecto que aún no existe, pero que ya estamos visualizando, es algo que no nos lo va a generar ninguna aplicación de gestión, algo creado por nosotros.

Como cuando buscamos una calle en Google Maps y visualizamos la ruta sobre el mapa hasta el destino, y no hemos estado allí, pero que durante el camino lo vamos comprobando según nos acercamos.

Si nos metemos por una calle equivocada, el PDP, evitará que cambiemos de dirección en la fase de ejecución, o nos permitirá buscar otra ruta, para salir de un atasco en la fase de control, o que en la fase de cierre, tengamos que certificar que el producto, entregado al cliente, es algo inservible y como es lógico, a este no le va a aportar valor.

Tip 2:

Las otras tres palabras son la base del CQC = Como + Que + Cuando

Como todo arte, tiene su ciencia, y para empezar a crearla, podemos responder, a las tres preguntas: Como vamos a gastar el dinero?, Qué y quien va hacer qué? y Cuando habrá que hacerlo?

Las respuestas recogidas en el Plan de Dirección del Proyecto, nos ayudaran a decidir sobre el mapa, los desvíos que nos encontraremos por el camino.

Ya sabes el QUÉ de tu Proyecto?

éxito proyecto

Tu Proyecto es tu producto, y tu producto lleva tu marca.

¿En qué consiste la gestión de tu Proyecto?

La realidad dicen que es tozuda, y no vamos a volver a inventar la rueda, en cuanto a la gestión de proyectos. Nos podemos preparar con varias certificaciones y guías de buenas prácticas, cada una excelentes en su área particular de aplicación.

Toda muy buena teoría y muy buenos casos de negocio, que junto a otros recursos, nos servirán como buenas herramientas.

Pero el mundo real es práctico, y ninguna nos dirá, como tendremos que hacer las cosas, es como el dicho, “la realidad supera a la teórica ficción”.

Entran en escena tus habilidades.

Las circunstancias nunca nos lo van a poner fácil, el proyecto se nos puede hacer literalmente eterno, o resultar que tengamos que hacer más cosas de lo esperado o que nos salga demasiado caro, para el resultado que obtengamos, vamos que podemos llegar a verlo “color hormiga“.

Si estás en este momento, pensando en cómo vas a implementar tu proyecto, es porque algo bueno has debido de hacer, alguien ha confiado en ti para hacerlo.

Ya sea porque trabajas para un cliente o porque es tu siguiente asignación en la empresa, para tener éxito y marcar la diferencia, habrá que hacer las cosas bien.

ciclo de vida de proyecto

La gestión de todo proyecto es un proceso que tiene su lógica, que de manera sistemática te ayudará durante todo el camino, y evitará que te pierdas, consiguiendo llegar a tu objetivo.
ej.: cuando hablábamos de poner en marcha tu sistema, todas las mañanas, ¿te tomas el café después de cepillarte los dientes y te pones los zapatos en el coche?

¿Qué resultado obtienes si no defines el QUÉ de tu proyecto?

Escribe, en un párrafo de manera concisa, con tu equipo o en el documento que estas preparando para tu cliente, de QUE va el proyecto.
Si cada miembro del equipo de trabajo ha escrito una cosa diferente, o no entendiste, lo que necesita tu cliente, NO SIGAS ADELANTE!! empezaras en falso el proyecto.

En gestión de proyectos, se le llama Acta de Constitución de Proyecto, donde tenemos recogido el QUE, y será el documento que una vez se ha firmado, nos dará la indicación de QUE estamos autorizados a hacer.

Porque cuando empieces a dedicarle todo tu tiempo y esfuerzo, verdad que querrás tener la seguridad, de que estas invirtiendo tu energía en algo tangible, y no en un contrato verbal con palabras que se las lleve el viento?

El Acta de Constitución, puede ser un documento breve, pero a la vez muy complejo, que te dará la orientación hacia donde te diriges.

Aplicado a tu marca.

Aplicado a ti, tu QUE, estará en tu “Acta de Constitución Personal“, donde recoges tus objetivos y misión de tu proyecto de marca personal, la esencia de como te vas a proponer hacer las cosas.
Porque no nos engañemos, la rotación en proyectos, cada vez es más alta, y en medianas y grandes empresas, los equipos de trabajo se forman, y deshacen cada vez con mayor frecuencia.

Por lo tanto, ¿no sería bueno, que antes de acabar un proyecto, fueras dejando tu marca, para maximizar las posibilidades, de que te elijan para el siguiente proyecto?

El producto fabricado por ti, es tu propuesta de valor, que buena o mala, lleva tu marca.
Y te conviene, que tanto su manufactura, como el molde que la fábrica, TU, la matriz que le da forma, sea de la mejorar calidad.

Porque antes de que acabe el proyecto, o haces cosas diferentes a los demás, o serás fácilmente reemplazable.

 

Marca tus proyectos y tu sistema

A los controles de tu marca

Desde que nos levantamos todos los días, ponemos un pie en el suelo y nos movemos, se pone en marcha algún engranaje que forma parte de un proyecto o sistema, donde dejamos nuestra marca.

Proyecto

  • …el momento profesional, que estamos viviendo, y que forma parte de nuestro plan estratégico personal
  • …los meses que trabajamos arduamente, para ganarnos nuestras merecidas vacaciones o descanso anual
  • …el rol que desempeñamos en nuestra empresa o actividad profesional, que forma parte de la visión, el leitmotif que ayudó a poner en marcha vuestra empresa

(para los autónomos: vosotros sois vuestra empresa, se aplican los mismos principios de gestión de las grandes)

Sistema

  • …partiendo del más obvio,… nosotros mismos
  • …el sistema social, del entorno donde nos movemos
  • …nuestra receta propia de equilibrios, para salir de casa, y llegar al trabajo, reunión o visita a tiempo, y si es que se han de hacer paradas por el camino, mas aun.
  • El flujo de trabajo, y el modo en que creamos conocimiento, “documentamos” la actividad, para tener acceso posteriormente, base de conocimientos o por burocracia (para este último, igual de útil, que cuando antiguamente acumulábamos papeles y papeles)

Así que querámoslo o no, suceder, sucederá y lo que marcará la diferencia, es como lo vamos, o, lo estamos gestionando.

Y claramente, medirlo, cuantificarlo, hará que sea susceptible de ser gestionado. ¿Por qué sino, como vamos a saber, en qué dirección vamos?

Ya sea, ver en el reloj, la marca que nos dice, wep! A partir de aquí, si no me muevo, llego tarde, para salir de casa o de la oficina.

O si estoy viendo que el informe que estoy redactando, me esta quedando un tocho infumable,…(no todos los días uno está inspirado),…y se me está yendo por los cerros de Úbeda…

O esto se me está disparando en costes, más de lo que me esperaba o pensaba gastar.

Todos tenemos una forma particular de hacer las cosas, nuestro sello o impronta propia, y ese valor adicional en la gestión, nos hace valiosos. Aquello que tenemos que saber vender para diferenciarnos, de los 70.235, como nosotros, que hacen lo mismo.

Supongo, que habéis oído hablar hasta la saciedad, del termino de globalización, pues bien, a veces no por mucho oír algo, hacemos consciente, como nos afecta y afectará en el futuro, pero en todo país y sociedad, donde anida el sistema de sociedad de consumo, y su desarrollo, se establecen condiciones similares, particularidades de idiosincrasia local aparte, las situaciones personales y por ende las profesionales, se universalizan.

Fruto de la reconversión industrial en digital que estamos viviendo, veremos como alguien en Singapur, Praga o San Francisco seran competencia directa nuestra.

Y es que el mundo ha cambiado, los mercados han cambiado, las empresas han cambiado, y los profesionales HEMOS de cambiar por fuerza.

En los próximos años, la “titulitis” pasará a ser un complemento de tu portafolio de servicio, ya sea que trabajes como empleado, o seas tu propio jefe, necesitaras de todas tus habilidades, blandas, duras y las que tengas por inventar, para sobresalir, respecto a otro miles de productos-marcas como tú. ¿Como beneficiara a tu cliente, adquirir tus servicios?