La WBS · EDT y la linea base de alcance de proyecto
La definición de la línea base de alcance de proyecto, junto al uso de la WBS · EDT pueden marcar la diferencia entre el éxito y satisfacción del cliente o el fracaso del proyecto.
Desde un primer momento, hemos definido y tenemos claro, qué es un proyecto.
Que es un Proyecto?
“Un proyecto es un esfuerzo temporal, que tiene un inicio y un final, para crear un producto, servicio o resultado único.”
O lo que es lo mismo, obtendremos algo como resultado de haber trabajado en ello, una cantidad de tiempo determinada entre una fecha de inicio, y una fecha final, donde el proyecto se declara cerrado y entregado al promotor.
Un producto puede ser el proyecto de diseño de un nuevo modelo de teléfono móvil.
Un servicio, puede ser la consultoría para implantar un nuevo ERP en casa de un Cliente.
O la construcción de la Basílica de la Sagrada Familia de Barcelona.
Que NO es un proyecto?
Fabricar relojes inteligentes o la última gama del Mini Morris, no son proyectos son operaciones.
¿Cuándo empieza su producción?, ¿cuántas unidades se fabricaran? y ¿cuando se dejaran de fabricar?
No lo sabremos, por que estos productos son fabricados, según condiciones y demanda del mercado, sin un marco temporal predeterminado.
El esfuerzo de producir la idea del producto, servicio o resultado, se realiza una sola vez.
Como definir el Alcance de un Proyecto
Previa recopilación de requisitos y necesidades del proyecto, crearemos una línea base de alcance del Proyecto, en la que primero definiremos su alcance, para que luego sea revisada y aprobada por el CCB / CCC, lo que nos servirá para realizar el control y seguimiento, según avance el proyecto.
A. La definición del alcance consta de tres documentos
- Enunciado del Alcance
- La WBS/EDT
- El diccionario de la WBS/EDT
1. Enunciado del Alcance
Consta de:
- Descripción del Enunciado
- Alcance del Proyecto
- Entregables Principales
- Asunciones y Limitaciones
2. WBS · EDT
Usaremos una herramienta muy útil llamada WBS (Work Breakdown Structure), la Estructura Desglosada de Trabajo, EDT que visualmente ayudará a entender y a comunicar a los miembros del equipo, que es lo que necesitaremos hacer.
WBS EDT Estructura Desglosada de Trabajo
Es una representación gráfica jerárquica donde, de arriba a abajo, iremos descomponiendo las partes mas grandes en componentes mas pequeños, manejables y detallados.
Veremos los entregables principales, los paquetes de trabajo que lo componen y el detalle, en los niveles inferiores, de las tareas o elementos necesarios para conseguirlo.
El nivel de paquetes de trabajo nos servirá para construir el cronograma de trabajo y estimar su coste.
3. Diccionario de la WBS · EDT
Es una descripción detallada de los paquetes de trabajo o tareas de la EDT, donde se relacionan con recursos, fechas de inicio, fechas de finalización, o costes.
B. Aprobación del Alcance
El CCB ( Change Control Board / Comité de Control de Cambios ) compuesto por uno o varios interesados, stakeholders, del proyecto, dependiendo del tamaño y complejidad del mismo, estudiará según los protocolos establecidos, si el alcance definido cumple con los objetivos, y una vez revisado y aprobado nos servirá de línea base, de guía durante el proyecto.