Estimar incorrectamente la asignación de recursos y la duración de las tareas, impactará negativamente en los costes y en el cronograma del proyecto.

Estimar los recursos que necesitamos para llevar a cabo, las tareas de un proyecto, depende del tipo y cantidad de los mismos.

Los tipos de recursos, pueden ser personas, equipos y herramientas, o materiales.

Conocida la cantidad de recursos y el tiempo que los necesitaremos, podremos determinar la magnitud de una tarea.

Por ejemplo:
En un proyecto de construcción de una casa, para una tarea de duración determinada, ¿cuantos recursos necesitaremos para la tarea?

Calculo del esfuerzo y la duración de una tarea

Una regla práctica, durante la asignación de un recurso a una o mas tareas, es verificar, que la suma de los tiempos, en uno o varios proyectos, no sobrepase el 100%.
De igual forma, el incluir en el calendario de tareas, los días que no estará disponible un recurso, ya sea por reasignación, baja, etc…

La Estructura Desglosada de Recursos

Detallar, la disponibilidad, el número de horas/persona, los materiales y equipos necesarios para realizar las tareas, nos permitirá obtener un análisis más ajustado de los costes y duración de las mismas.

El proceso de estimación de recursos del proyecto está íntimamente relacionado con la estimación de costes del proyecto, que junto al análisis de riesgos de los recursos y a la RBS – EDR (Resource Breakdown Structure), Estructura Desglosada de Recursos, nos permitirá estimar también, la duración detallada de las tareas del cronograma del proyecto.

El resultado obtenido de la estimación, es la estructura desglosada de los recursos, EDR, similar a la EDT, que está orientada a paquetes de trabajo y tareas, pero en este caso orientada a los recursos necesarios de un proyecto.

EDR Estructura Desglosada de Recursos

Técnicas de Estimación de Recursos

• Podemos trabajar con Consultores expertos o personal especializado, para analizar cómo realizar cierto tipo de trabajos.

• Dependiendo del tipo de tarea, podemos usar enfoques o métodos diferentes para realizarla, variando el número de personas y su expertise, usar distintos materiales, tipos de maquinaria y tecnologías o herramientas.

• Existen organizaciones que publican datos sectoriales de estimación de costes unitarios de recursos, desglosados por tipo de industria, materiales y equipos.

• O utilizar el método de Estimación Ascendente, que consiste en estimar la duración o coste del proyecto sumando las estimaciones de los componentes del nivel inferior de la WBS · EDT.
  Cuando no sabemos con seguridad, cuanto trabajo va a requerir una tarea, nos será útil descomponerla, un nivel más de detalle aún.
  Estimaremos los recursos necesarios, de estas y poder sumar los totales por tarea.
  Las tareas no tienen por qué, guardar relación entre ellas, lo que nos indicará que es posible que debamos variar la asignación de recursos.
  En el caso contrario, si varias tareas dependen entre sí, se hará patente tras el análisis y podremos dejar constancia, en su definición.

Riesgos en los Recursos

Cuando, durante el proyecto nos encontramos con un suceso negativo, esto generalmente implica, una afectación económica a corto plazo en los costes del proyecto y puede tener un efecto colateral en el cronograma.
Por ejemplo, en las obras de reforma de una casa, el retraso en la entrega de los muebles,  pondría en espera a los fontaneros para montar la grifería, y las conexiones de los radiadores de la calefacción.
Otro ejemplo sería, la ausencia de un capataz, o el traslado de un trabajador clave a otra obra, en una fecha señalada de entrega de un proyecto, que paraliza un entregable previsto, sin tener un plan B.

Un suceso positivo sería que los trabajos adelantados, permitieran, iniciar otras tareas antes de lo previsto, ya fuera por buena coordinación o porque la simplificación de una tarea, prevista como complicada, liberara tiempo o reducido costes.

Prestar atención a los riesgos asociados, nos ayudara también a tener en cuenta, el efecto que podrían tener en costes o modificaciones del cronograma del proyecto.